Hoe reclamebureaus meer kunnen verdienen door interne processen te optimaliseren

Hoe te begrijpen wanneer optimalisatie nodig is: 5 tekens

Elke organisatie is uniek en verschillende bureaus hebben hun eigen specifieke bedrijfsprocessen. Er zijn echter algemene tekenen dat de innerlijke werking moet worden herbouwd.

Veel ontevreden klanten

Klanttevredenheid met diensten heeft invloed op hun leven binnen het bureau. Er zijn veel aanbiedingen op de markt voor digitale diensten – het zal voor een klant niet moeilijk zijn om een ​​andere aannemer te vinden. Daarom moet u uw ogen niet sluiten voor claims in uw richting.

Toch is de ziekte gemakkelijker te voorkomen dan te genezen. Zo kan een opdrachtgever ontevreden zijn over het feit dat de bij aanvang gestelde doelen niet worden behaald, er wordt weinig aandacht besteed aan het project of er zijn geen creatieve oplossingen. Het is beter om deze punten van tevoren te behandelen.

Medewerkers weten niet wat ze moeten doen als er geen manager is

De taak van de manager is om medewerkers op te voeden die weten hoe ze in elke situatie moeten handelen en onafhankelijk beslissingen kunnen nemen. Als ze wachten tot de manager terugkeert van vakantie (van ziekteverlof, vergadering of lunch) om een ​​operationeel probleem op te lossen, is het de moeite waard om de workflow duidelijker te regelen.

Nieuwe medewerkers doen er lang over om te leren, leiden collega’s af

Bent u uw team aan het uitbreiden of updaten? Uitstekend! Vers bloed is altijd goed voor het bedrijf. Maar vergeet niet dat een nieuwe medewerker in ieder geval de eerste maand de werktaken niet volledig zal kunnen voltooien. En hij zal veel van je aandacht vragen (of de aandacht van een collega-mentor). Het duurt meestal ongeveer drie maanden voordat een werknemer zich aan een nieuwe baan heeft aangepast, maar u kunt deze periode verkorten.

Groot personeelsverloop

De omloopsnelheid duidt op een slechte foutopsporing van interne processen. Dit is een duidelijke indicatie van verborgen problemen. Er is een bedrijfsmodel waarin een organisatie voor een klein salaris werknemers zonder ervaring rekruteert en ter plekke traint op lopende taken. Zo bespaart de directie op loon. Maar vaak blijkt de kwaliteit van het werk van medewerkers laag te zijn en gaan ze na training over naar hogerbetaalde functies in andere organisaties. In een veranderende markt is dit niet het beste model voor een reclamebureau: door nu te sparen, riskeert een bedrijf in de toekomst winst te verliezen. Klanten van dergelijke aannemers blijven niet lang: de personen die in contact staan ​​met de opdrachtgever veranderen vaak en de kwaliteit van de dienstverlening laat te wensen over.

Waar te beginnen met optimaliseren

We hebben de meest voorkomende symptomen van een slechte organisatie van interne processen aangegeven. Nu zullen we u vertellen hoe u ze kunt “genezen”.

Stel voorschriften en werknormen op

Regelgeving en uniforme normen zijn het belangrijkste instrument in de strijd tegen fouten en inconsistenties. Het is onmogelijk voor elke medewerker om zijn verantwoordelijkheden op zijn eigen manier te begrijpen. 

De voorschriften moeten zowel algemene werkpunten als functieomschrijvingen voor elke functie in het bureau weerspiegelen.

Voor elke functie binnen het bureau moeten functieomschrijvingen en normen worden voorgeschreven. Een PPC-specialist moet bijvoorbeeld:

  • algemene functiebeschrijving, die de specialist zal helpen begrijpen wat de reikwijdte van zijn taken is en op basis van welke criteria u zijn werk zult evalueren. Een typische instructie omvat een lijst met vereisten voor een kandidaat, een lijst met verantwoordelijkheden, een lijst met belangrijke prestatie-indicatoren en een reeks resultaten die nodig zijn voor verbetering;
  • aparte regelgeving met checklists en sjablonen voor elke workflow (teksten schrijven, advertenties uploaden, analyses opzetten, etc.).

Alle medewerkers van de organisatie moeten zich houden aan uniforme werknormen; de taak van de manager is om toe te zien op de naleving van deze normen. Alle documenten moeten openbaar beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Een goede optie is om één basis te creëren voor alle regelgeving in het CRM-systeem. Specialisten kunnen er in controversiële situaties naar verwijzen en u kunt het gemakkelijker up-to-date houden.

Voer operationele planning en prestatieanalyses van medewerkers uit

Het maakt niet uit wat uw organisatie doet: PPC-reclame, SEO-promotie, webdesign of ontwikkeling. U moet altijd begrijpen hoeveel tijd uw werknemers besteden aan het voltooien van hun taken. Kleine organisaties van twee of drie personen kunnen op de een of andere manier nog steeds bestaan ​​zonder diepgaande analyse van arbeidskosten, maar in grotere organisaties gaat het negeren van de analyse van de bestede tijd en de daaropvolgende planning gepaard met operationele chaos en een daling van de productiviteit.

Het operationele planningsproces omvat drie fasen: beoordeling van de arbeidskosten, competente taakstelling, identificatie van prioriteiten. De beoordeling van de tijdkosten wordt door de uitvoerder uitgevoerd op basis van zijn eerdere ervaring, als hij een soortgelijk probleem in het verleden heeft opgelost, of op basis van deskundig oordeel of intuïtie. Het succes van de tweede fase – een competente taakstelling – hangt grotendeels af van hoe goed u als manager de voorschriften voor het vaststellen van typische taken uitwerkt.

Om het proces te vergemakkelijken, kunt u sjablonen met basistaken aanpassen, waarbij de regisseur een lijst heeft met de informatie die voor zijn ogen aan de artiest moet worden verstrekt. Om een ​​PPC-specialist bijvoorbeeld met succes de taak van het verzamelen van de semantische kern te laten voltooien, moet de accountmanager in de taak de site van de klant aangeven, de productcategorie / dienst met prioriteit, de regio voor advertentieplaatsing, het budget voor de advertentiecampagne, opmerkingen van de klant. Met voor zijn ogen de exacte lijst in te vullen, zal de accountmanager geen belangrijke informatie missen, zal de taak er gestructureerd en begrijpelijk uitzien en zal de uitvoerder lange tijd niet naar de nodige informatie hoeven te zoeken.

Als de artiest veel taken heeft, hoe te beslissen wat hij het eerst moet doen? Accountmanagers moeten de prioriteit van deze of gene taak bepalen. Meestal wordt de beslissing beïnvloed door factoren zoals het budget van de klant, de periode van zijn werk bij het bureau, de temperatuur van de klant (meer hierover hieronder). Wat de oplossing ook is, alle prioriteiten moeten in de taken worden aangegeven, zodat de contractant geen tijd verspilt aan het verduidelijken van de situatie.

Na het voltooien van de planningsfase, moet u het echte plaatje beoordelen. Als dit de eerste keer is dat u een dergelijk systeem implementeert, is de kans groot dat uw plannen zelden samenvallen met de werkelijkheid, en dit is volkomen normaal. Het belangrijkste is om op tijd aanpassingen in het proces aan te brengen.

Om de huidige situatie te analyseren, moet u de werktijden van medewerkers registreren. Eerst moet u de totale werktijd registreren – het begin en einde van de werkdag, pauzes. Dit geldt zowel voor kantoorpersoneel als voor externe medewerkers om te begrijpen hoe lang iemand op de werkplek is. De uitvoeringstijd van de taak wordt ook bijgehouden. Het bijhouden van tijd is belangrijk om de winstgevendheid van een project te begrijpen (geschat op basis van de verhouding tussen de marge en de tijd die aan het project wordt besteed).

Voor uitvoerders kunt u een regel invoeren dat er minimaal een bepaald aantal uren per dag aan clienttaken moet worden besteed. Deze waarde is afhankelijk van de aard van het werk van een bepaalde organisatie en kan variëren van 6 tot 7,5 uur. Bij het bepalen van deze waarde is het belangrijk om rekening te houden met factoren zoals het plannen van vergaderingen, tijd om taken te bespreken en te evalueren, wisselen tussen taken, pauze nemen, etc.

Voor accountmanagers is deze waarde moeilijk te bepalen, aangezien de aard van hun werk verband houdt met de communicatie met klanten: het is nogal moeilijk te voorspellen hoe lang een plotseling telefoontje zal duren, en het is op dit moment lastig om de tijd in het CRM-systeem vast te leggen. Bij het plannen van een project moet echter 15-20% van de totale tijd worden gereserveerd voor de boekhouding met de daaropvolgende vaststelling van arbeidskosten, zonder rekening te houden met de tijd voor communicatie.

Identificeer prioritaire klanten en analyseer projectwerk

Gebruik de hierboven beschreven methode om elk project in het bureau te analyseren. U zult begrijpen welke van de klanten u winst oplevert en welke – verlies en overwerk. Maar haast u niet om het laatste te verlaten – u kunt de balans tussen winstgevendheid en het bereiken van klantdoelen herstellen. Het plannen van vergaderingen helpt daarbij.

Houd elke één à twee weken algemene vergaderingen met alle uitzendkrachten om de situatie voor elk project te bespreken. Het is handig om een ​​algemeen dossier bij te houden met een beschrijving van elke klant, zijn “temperatuur” (hoe tevreden de klant is over de samenwerking), problemen die zich voordoen en een plan om deze op te lossen.

Vereenvoudig het onboarding van nieuwe medewerkers

Een nieuwe persoon aan het werk zetten is stressvol voor zowel de werknemer als de werkgever. Het is belangrijk voor de leider dat de “rekruut” zich zo snel mogelijk aanpast. De regelgeving, die we hierboven al noemden, helpen daar deels bij. De nieuwe werknemer moet snel toegang hebben tot informatie over werktijden, vakanties, ziekteverlof, salarisbetalingen, etc. Maar dit is niet genoeg.

Leg in één document alles vast wat de werknemer moet weten en kunnen aan het einde van de proeftijd. Hij moet bijvoorbeeld de processen op de afdeling kennen, de hoofdprocessen in het bedrijf, grondig ondergedompeld zijn in de taken van de klanten die aan hem worden overgedragen, professionele vaardigheden ontwikkelen die hem ontbraken, enz.

Hoe kun je nog meer helpen met aanpassing? Waar moet je als eerste op letten? Welke taken moeten aan het begin worden gegeven? Als u het moeilijk vindt om deze vragen te beantwoorden of niet van plan bent u aan te passen, vraag dan uw medewerkers om hulp. Vraag wat hun indrukken van de eerste werkweek waren: wat hinderde hen, wat liep slecht af, wat had misschien geholpen. Deze feedback helpt u bij het ontwikkelen van nieuw materiaal (memo’s, checklists, instructies) die de zwakke punten in organisatieprocessen zullen dichten.

Onthoud: een nieuwe werknemer zal gedurende ten minste één tot twee maanden niet op volledige capaciteit kunnen werken, en volledige onboarding duurt vier tot zes maanden. Om de medewerker te helpen zich sneller aan te passen, stelt u een stappenplan op, instructies op de belangrijkste werkpunten, houdt u regelmatig planningsgesprekken en een-op-een-gesprekken.

Stroomlijn uw werk met externe medewerkers

Werken met externe werknemers is voor veel werkgevers een controversieel onderwerp: er zijn voor- en nadelen. Een externe medewerker is vooral handig wanneer de werkdruk van het team toeneemt – bijvoorbeeld een van de fulltime medewerkers op vakantie, zakenreis of ziekteverlof. De hete tijd is ook de rapportageperiode: zelfs een volledige staf kan de stroom van taken niet aan. Je moet je excuses aanbieden aan klanten, deadlines verplaatsen of alles in een rush-modus doen, wat de kwaliteit beïnvloedt. Wanneer de belasting toeneemt, kunt u een externe medewerker aansluiten die urgente taken op zich neemt.

Selecteer kandidaten daarom zorgvuldig. Voel je vrij om volledige interviews af te nemen om je zorgen en verwachtingen te bespreken. Als u merkt dat de kandidaat de voorgestelde baan niet serieus neemt, niet probeert zich in uw activiteiten te verdiepen, moet u hoogstwaarschijnlijk op zoek naar een andere.

Hoe interne optimalisatie u kan helpen meer te verdienen

Klanten zullen langer met je samenwerken. Taken van klanten worden altijd efficiënt en op tijd uitgevoerd, wat invloed heeft op hun leven in het bureau. Als uw werk het bedrijf van de klant helpt groeien, is het waarschijnlijk dat hij zijn advertentie-uitgaven zal verhogen.

De medewerkers handelen onafhankelijk. Als er voorschriften zijn, kennen medewerkers hun verantwoordelijkheidsgebieden en handelingsmogelijkheden in moeilijke situaties. Het zal ook een positieve invloed hebben op de timing van taken, de communicatie met klanten en de ontwikkeling van de organisatie als geheel.

Avralov is minder. Wanneer het planningsproces is afgestemd, kunt u de werkdruk per afdeling voorspellen en overbelasting voorkomen. Als er zich een noodsituatie voordoet, helpen externe medewerkers om ermee om te gaan. Deadlines worden niet gemist, medewerkers worden niet gestrest – uiteindelijk winnen zowel u als de klant.

Snelle aanpassing van nieuwe medewerkers. Nieuwe specialisten volgen een duidelijk opleidingsplan, hebben alle benodigde materialen bij de hand en besteden daardoor minder organisatiemiddelen tijdens de aanpassingsperiode.

Meer respect van werknemers voor de werkgever. Als u uw werkprocessen stroomlijnt, zullen uw medewerkers u dankbaar zijn en wordt uw employer brand sterker op de arbeidsmarkt.

 

Neem contact met ons op en we bespreken verschillende mogelijkheden.

E-mail: info@webdevelopmentapp.com

BE: +32 499 41 46 24

Franklin Rooseveltplaats 12, 2060 Antwerpen, Belgie

website developer near me

https://webdevelopmentapp.com/nl/development.html

Categories: Internet marketing

Tags: